Política de Privacidade
Esta Política descreve como a Mazacode LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 45.655.559/0001-98, operadora da plataforma OdontoFollowUp ("Plataforma", "nós"), trata dados pessoais, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e com o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), no que aplicável.
A OdontoFollowUp é uma plataforma de secretária de inteligência artificial, CRM e atendimento por WhatsApp para clínicas e consultórios no Brasil. Vendemos software a estabelecimentos de saúde; não prestamos serviços odontológicos a pacientes.
1. Quem somos e o objetivo desta Política
Operamos a Plataforma com sede em Florianópolis/SC, Brasil. As clínicas acessam a Plataforma em app.odontofollowup.com; o site institucional fica em odontofollowup.com. Esta Política cobre dois fluxos de dados distintos, com papéis diferentes sob a LGPD. Leia a Seção 2, que determina quem é responsável por cada decisão sobre os seus dados.
2. Papéis sob a LGPD: Controlador e Operador
A LGPD distingue o Controlador (quem decide o tratamento, conforme Art. 5º, VI) do Operador (quem trata os dados em nome do Controlador, conforme Art. 5º, VII). Na OdontoFollowUp esses papéis variam:
| Situação | Titulares | Papel da OdontoFollowUp | Papel da clínica |
|---|---|---|---|
| Dados da equipe da clínica e dados cadastrais/de pagamento | Sócios, gestores, dentistas, recepcionistas | CONTROLADORA | Titular / parte contratante |
| Dados dos pacientes (incl. dados sensíveis de saúde) | Pacientes atendidos pela clínica | OPERADORA | CONTROLADORA |
Na prática: em relação aos dados de pacientes, a clínica é a Controladora e define finalidades e limites; a OdontoFollowUp atua como Operadora, tratando esses dados apenas para executar o serviço, conforme o DPA. Pedidos de pacientes são dirigidos primeiro à clínica, e nós a auxiliamos.
3. Definições (LGPD, Art. 5º)
- Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
- Dado pessoal sensível: dado sobre saúde, entre outros. Os dados de saúde dos pacientes são sensíveis e recebem proteção reforçada (Art. 11).
- Titular: a pessoa a quem se referem os dados. Tratamento: toda operação com dados (coleta, uso, armazenamento, compartilhamento, eliminação).
4. Dados que coletamos
4.1. Dados da equipe da clínica e do cliente (somos Controladores)
- Cadastro/autenticação: nome, e-mail e foto via login Google (SSO); cargo/perfil; clínica.
- Contato e cobrança: razão social, CNPJ, endereço, contato, plano, faturas e dados para NFS-e. Dados de cartão/PIX são tratados pelo provedor de pagamento (Stripe); não armazenamos número completo de cartão.
- Uso e logs: IP, data/hora, ações no painel e registro de acesso a dados de paciente (segurança/auditoria).
4.2. Dados de pacientes (somos Operadores; a clínica é Controladora)
- Identificação: nome, WhatsApp/telefone e, quando informado, CPF e plano de saúde.
- Conversas: mensagens no WhatsApp (texto, áudio transcrito, imagens), incl. motivo de contato e preferências.
- Dados de saúde (sensíveis): motivo da consulta, serviço/especialidade, histórico de agendamentos, anotações clínicas, campos personalizados.
- Agenda/relacionamento: consultas, confirmações, faltas, estágio no CRM, datas relevantes (aniversário, retorno, vacinação).
Não buscamos coletar de pacientes dados sensíveis além do necessário ao agendamento e relacionamento clínico-administrativo. A IA não solicita diagnósticos nem dados sensíveis adicionais.
5. Para que usamos os dados (finalidades)
- Prestar o serviço: secretária de IA, CRM, agenda, caixa de entrada, fluxos, campanhas, lembretes, acompanhamento pós-consulta, reativação, mensagens de aniversário e vacinação.
- Agendar, confirmar, remarcar e lembrar consultas via WhatsApp oficial da Meta.
- Gerar análises e relatórios para a clínica (sem finalidade publicitária para terceiros).
- Cobrança, faturamento, NFS-e e prevenção a fraude/inadimplência.
- Segurança, auditoria, suporte e cumprimento de obrigações legais.
6. Bases legais (LGPD, Arts. 7º e 11)
6.1. Dados da equipe/cliente (não sensíveis)
| Finalidade | Base legal (Art. 7º) |
|---|---|
| Prestar e administrar o serviço | Execução de contrato (V) |
| Cobrança, NFS-e, escrituração | Obrigação legal (II) + execução de contrato |
| Segurança, prevenção a fraude, melhoria | Legítimo interesse (IX), com salvaguardas |
| Marketing do próprio OdontoFollowUp | Consentimento (I) ou legítimo interesse, com opt-out |
6.2. Dados sensíveis de saúde (tratamento como Operadora)
Como Operadora, seguimos a base dos Arts. 7º e 11 da LGPD escolhida e documentada pela clínica. A tutela da saúde não deve ser aplicada automaticamente a marketing, campanhas ou reativação. O opt-in exigido pelo WhatsApp deve ser respeitado, mas não substitui, sozinho, a análise da base legal de cada finalidade.
7. Inteligência artificial e decisões automatizadas
A Plataforma usa IA para redigir respostas administrativas, classificar a intenção da mensagem e conduzir fluxos de agendamento. É apoio operacional à secretária. A IA:
- não realiza diagnóstico, não prescreve e não fornece orientação médica/clínica;
- encaminha emergências ou pedidos de atendimento humano a um atendente da clínica;
- atua dentro dos limites configurados pela clínica.
O titular pode solicitar revisão humana de decisões automatizadas (Art. 20) pelos canais da Seção 14.
8. Compartilhamento e suboperadores
Compartilhamos dados com suboperadores selecionados, sob contrato e instruções de tratamento:
| Suboperador | Finalidade | Local | Observação |
|---|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business Cloud API) | Transporte das mensagens de WhatsApp com pacientes | EUA/global | Canal oficial da Meta |
| Provedores de IA/LLM aprovados: OpenAI, Anthropic ou Google/Gemini; outro provedor somente após validação | Geração de respostas administrativas e classificação | Conforme entidade e região contratadas | Uso condicionado ao DPA e à validação da transferência, quando aplicável |
| OpenAI Whisper | Transcrição de áudios/notas de voz (quando usado) | EUA | — |
| Stripe e/ou Asaas, conforme contratação ativa | Processamento de pagamentos | Conforme provedor contratado | Não armazenamos número completo de cartão |
| Resend | Envio de e-mails transacionais | EUA | — |
| Cloudflare | CDN/edge/DNS e hospedagem do site institucional (Cloudflare Pages) | Global | Site institucional |
| Hospedagem da aplicação + banco PostgreSQL | Infraestrutura e armazenamento dos dados da Plataforma | Região contratada, informada no DPA/Ordem de Serviço | Acesso restrito + TLS |
Também podemos compartilhar: com autoridades (lei/ordem judicial); em reorganização societária; com consultores sob sigilo. Não vendemos dados pessoais nem os usamos para publicidade de terceiros.
9. Transferência internacional (LGPD, Art. 33)
Alguns fornecedores podem tratar dados fora do Brasil. Antes de cada transferência, devem ser identificados exportador, importador, países, dados, finalidade e um mecanismo válido do Art. 33 da LGPD. Quando forem usadas as cláusulas-padrão brasileiras, elas devem integrar o instrumento com o texto integral e inalterado da Resolução CD/ANPD nº 19/2024.
Bloqueio por conformidade. Contrato comercial, DPA genérico, escolha de provedor ou consentimento amplo não substituem o mecanismo de transferência. Provedor sem mecanismo validado não deve receber dados pessoais de pacientes.
10. Direitos do titular (LGPD, Art. 18)
Você pode exercer: confirmação e acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação; portabilidade; eliminação dos dados tratados com consentimento; informação sobre compartilhamento; revogação do consentimento; e revisão de decisões automatizadas (Art. 20).
Como exercer: use o Portal do Titular ou escreva ao Encarregado (Seção 14). Para dados de paciente, a clínica (Controladora) é o ponto primário; nós, como Operadores, auxiliamos. Poderemos solicitar informações para confirmar sua identidade.
11. Retenção e eliminação
- Dados de paciente: enquanto a clínica for cliente e conforme suas instruções. Encerrado o contrato, devolvemos ou eliminamos os dados (ver DPA), ressalvada guarda legal.
- Dados fiscais/cobrança: pelos prazos legais. Logs: pelo prazo do Marco Civil, quando aplicável.
Após o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados de forma segura.
12. Segurança da informação (Arts. 46–49)
- Criptografia em trânsito (TLS) e criptografia de campos sensíveis em repouso com AES-256-GCM (ex.: CPF, plano de saúde).
- Controle de acesso por perfil (RBAC) e autenticação via SSO.
- Registro e auditoria de acesso a dados de paciente; isolamento lógico entre clínicas.
- Uso oficial da WhatsApp Business API da Meta.
Compromisso de precisão. Nenhum sistema é infalível. Não declaramos certificação ou controle que não esteja efetivamente operacional e revisamos esta seção quando a arquitetura muda.
Como Operadora, avisaremos a clínica sem demora injustificada sobre incidente confirmado que afete seus dados. Como Controladora, se houver risco ou dano relevante, comunicaremos a ANPD e os titulares em 3 dias úteis, conforme a Resolução CD/ANPD nº 15/2024.
13. Tratamento como Operadora: DPA
O tratamento de dados de pacientes em nome da clínica é regido pelo Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (DPA), que integra o contrato e detalha obrigações, suboperadores, transferência internacional, incidentes e devolução/eliminação.
14. Encarregado (DPO), ANPD e contato
- Encarregado pelo Tratamento de Dados: nome ou razão social a ser publicado após ato formal de designação; canal operacional suporte@odontofollowup.com
- Canal do titular: Portal do Titular ou suporte@odontofollowup.com
- ANPD, autoridade competente: gov.br/anpd
15. Cookies, alterações e foro
Usamos cookies essenciais e de preferência; cookies não essenciais somente serão ativados com mecanismo adequado. Veja a Política de Cookies. Aplicam-se as leis brasileiras e fica eleito o Foro da Comarca de Florianópolis, Estado de Santa Catarina, ressalvadas competência absoluta e o foro assegurado por lei ao consumidor ou titular.